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NORMAS Y TEMAS DE RELEVANCIA FRENTE AL USO DEL PROGRAMA DE NOMINA

ALGUNAS RESPUESTAS A PREGUNTAS FRECUENTES

Para nuestros usuarios que requieren de una guía fácil y útil a la hora de resolver inquietudes o conocer mejor sobre temas claves con relación al manejo de las novedades de nómina, cálculo de novedades o de procesos de nómina o bien, conocer aspectos relacionados con el manejo de Recursos Humanos, hemos iniciado la compilación de una serie o lista de temas de bastante consulta.  Estos temas son los siguientes:

Definición de pequeña empresa en relación con la nomina

En pocas palabras, una pequeña empresa en Colombia se define como aquella que no posea más de 50 trabajadores y que no posea activos superiores a 5.000 SMMLV, hoy ($2.678.000.000).   Dos mil seiscientos setenta y ocho millones de pesos).

Riesgos para el Empleador por no afiliar un empleado a una EPS, ARP y pensión.

Se resume en los siguientes:

  • El Empleador paga el 100% de la Incapacidad en caso de accidente laboral del trabajador
  • En caso que el empleado fallezca, el empleador deberá pagar una pensión sanción a la familia del fallecido.

No obligados a efectuar aportes a Pensión

  • Mujeres mayores a 50 años y hombres mayores a 55 años
  • Personas que han cumplido la edad y las semanas mínimo de cotización para acceder a la pensión de vejez (Régimen de prima media – ISS) y los aportantes al Régimen de ahorro individual con solidaridad (Fondos Privados) sin importar la edad, sino el monto mínimo exigido y  ahorrado.
  • El valor de los Ingresos (el caso de los independientes con ingresos inferiores al SMMLV)
  • Los pensionados.  En la planilla única se identifican aportando solamente los conceptos de Salud, ARP y Parafiscales.  Pero no se hacen aportes a la Pensión.

Desde cuando se contabilizan los días de Incapacidad?

Desde el mismo día en que el médico da la orden de Incapacidad.

¿Qué aportes deben hacerse durante los días de Incapacidad?

Durante los días que dura la incapacidad de un trabajador este no recibe salario sino un auxilio por Incapacidad que según sea por enfermedad o accidente común estaría a cargo de la EPS.  Si la enfermedad es de tipo profesional, lo paga la ARP. Los aportes a Salud y Pensión se hacen en forma corriente.  Los aportes a la ARP solo se ven interrumpidos solo con las vacaciones.  Los aportes parafiscales a Cajas, Sena e ICBF no se hacen durante el periodo en que se tiene la incapacidad.

DIAS Y VALORES POR INCAPACIDAD.

DIAS DE INCAPACIDAD RESPONSABLE A CARGO MONTO
Tres (3) primeros días Empleador 100% Salario

(Art. 40.  Decreto 1406 de 1999

Día    4  al  90 EPS 2/3 del Salario o 66%

(Art. 227 del C.S.T)

Día    91  al  180 EPS 50% del Salario

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(Art. 227 del C.S.T)

Día   181 al 540 AFP 50% del Salario

(Art. 23 Decreto 2463 de 2001)

 

Clases de licencias y su definición

Es el periodo en el cual el trabajador no está obligado a prestar su fuerza laboral y el empleador en algunos casos no estará obligado a pagar salarios durante ese tiempo.

Suspensión de las vacaciones en caso de Incapacidad

Una incapacidad afecta el disfrute efectivo de las vacaciones, por lo cual el trabajador que se encuentra en vacaciones debe entregar dicha incapacidad dada por el médico a la EPS a su empleador para que este a su vez suspenda los términos de las vacaciones por el tiempo que dura la incapacidad y luego de vencida la incapacidad, se reinicie el término de las vacaciones por el tiempo faltante.

De otra parte, la incapacidad de un trabajador no suspende el contrato de trabajo y los días de incapacidad no se excluyen para el cálculo de las vacaciones.  Sea cual sea el tiempo de la incapacidad, el trabajador durante ese tiempo tiene derecho a sus primas, cesantías y vacaciones.

Las vacaciones son base de aportes parafiscales.

Las vacaciones en cualquier modalidad, sean disfrutadas, compensadas o pagadas en el momento de la liquidación del contrato, en todo caso hacen parte de la base para el cálculo de parafiscales.  Las vacaciones son uno de los tres casos de descansos remunerados.  Los otros dos son: dominicales o festivos y compensatorios.  “La ley 1429 de 2010 (Art. 189 del C.S.T) por acuerdo entre empleador y trabajador, se puede compensar hasta la mitad de las vacaciones, la otra mitad, el trabajador, tiene que disfrutarlas físicamente.  Tanto la mitad que se compensa como la mitad que se paga, ambas son parte de la base de los aportes parafiscales”.

“En conclusión, no importa el momento de la relación laboral en que se paguen las vacaciones, siempre serán base para el pago de parafiscales”.

Las vacaciones son acumulables.

Las vacaciones se entienden causadas dentro del año de labores inmediatamente anterior, lo que da derecho a disfrutar de un descanso remunerado consistente en 15 días hábiles consecutivos por cada año de labores.  Es el empleador quien debe informar al trabajador con 15 días de anticipación sobre la fecha en que las concederá.  E igualmente llevar un registro (libro de vacaciones) que contendrá la fecha de ingreso, la fecha en que disfruta vacaciones el empleado y el valor de las mismas.    Caso especial: Los profesionales y ayudantes en la lucha contra la tuberculosis y los ocupados en la aplicación de los rayos X tienen derecho a gozar de (15) días de vacaciones remuneradas por cada seis meses de labores.

“El Código laboral permite la acumulación de las vacaciones hasta por 4 años pero obligatoriamente cada año se deben disfrutar como mínimo 6 días y estos no son acumulables”.  Los días restantes son negociables pagaderos en calidad de compensadas, a petición por escrito por el trabajador.

Material recopilado por Efectipyme

Fuente:  Actualicese.com, Gerencie.com

 

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LEYES Y OTROS ASPECTOS LEGALES PARA FACTURAR EN COLOMBIA.

  1. LEY 1231 DE JULIO 17 DE 2008.

Con la sanción y publicación de esta Ley se unifico la factura como Titulo Valor.  Lo que se entro a derogar, subrogar o modificar fue el Código de Comercio en cuanto a los artículos 772, 773, 774 del Decreto 410 de 1971 en donde se cambio el título “Factura cambiaria de compraventa”, por el de “Factura de Venta”.  Más no significa esto que pierdan las facturas su naturaleza cambiaria, sino todo lo contrario, brindarle titulo valor a la factura.  El Artículo 774 del C. C. se modifico aun mas quedando de la siguiente manera.

“Artículo 3°. El artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Co­mercio, quedará así: Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguiente a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas”.

 Material compilado por:  EFECTIPYME.COM

 

 

 

¿EN QUE SE DIFERENCIA LA PRESENCIA DE LA LEY 1231 DE 2008?

La ley 1231 de 2008 entra también a corregir algunos problemas cotidianos derivados en el tratamiento tributario que se tenían en consideración con las facturas cambiarias de compraventa.  Estos aspectos que corrige la ley 1231 son los siguientes:

  • LA CONNOTACION DE TITULO VALOR.

Destaca que la constitución en Titulo valor de la factura además de significar la venta de los bienes, establece que se debe cumplir que:

a)      Se de la Venta efectiva de los bienes,

b)      Se entreguen real y materialmente,

c)       Se presten efectivamente los servicios

  • LA CONDICION DE ACEPTACION DE LA FACTURA

La aceptación expresa del contenido de la Factura por parte del comprador y el aseguramiento de la recepción por parte del vendedor con la puesta del sello de recibido.

La factura se entiende aceptada si no se reclama contra su contenido dentro de los diez (10 ) días posteriores a la radicación.

  • INSTRUMENTO JURIDICO DE COBRO

El Articulo 1 ha dispuesto que el vendedor o prestador del servicio emita un original y dos copias, conservando para sí el original como titulo valor, una copia para fines contables y otra copia para el cliente, con lo que se suprime la dificultad que existía de quedarse sin el original

  • LLENO DE LOS REQUISITOS LEGALES

Los requisitos de la factura para que se considere titulo valor se distinguen en dos aspectos:

1.  Requisitos comunes.  Art 621 del código de Comercio. La mención del derecho que se incorpora; es decir, el crédito derivado de la operación de venta del bien o servicio de que se trate. Y de otra parte La firma de quien lo crea, es decir, del vendedor del bien o prestador del servicio, la cual puede sustituirse, bajo la exclusiva responsabilidad del emisor, por un signo o contraseña de impresión mecánica.

  1. Requisitos según el Artículo 617 del  Estatuto Tributario:

a)       Estar denominada expresamente como factura de venta.

b)      Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c)       Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d)      Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e)      Fecha de su expedición. Con este requisito perdería vigencia parcial el último inciso del artículo 621 del Código de Comercio: “si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título, se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”. La parte resaltada queda derogada.

f)       Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g)      Valor total de la operación.

h)      Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.

i)        Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 

Los requisitos de las letras a, b, d y h, deben estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o técnicas industriales de carácter similar. Si la impresión se realiza mediante un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, se entienden cumplidos estos requisitos.

 
INDICADORES AÑO 2012
   
CONCEPTO     VALOR
LABORALES
Salario Mínimo mensual   $ 566.700
Salario mínimo Diario         18.890
Auxilio de transporte mensual (trabajadores que devengan hasta 2 S.M.M.L.V., 1.071.200)         67.800
Auxilio de Transporte Diario           2.260
Salario Integral (El salario integral mínimo es de 10 salarios mínimos mensuales más un 30% de dicho valor que representa el factor prestacional. Es decir, que el salario integral mínimo es igual o superior a 13 S.M.M.L.V.  7.367.100
DOTACION DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR. Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente. (ART. 230.del Código sustantivo del trabajo).   1.133.400
Seguridad Social  
Salud :    Empleador 8.5% , Trabajador 4%          12.5%
Pensión: Empleador 12%,   Trabajador 4%          16%
ARP:       Empleador 100%     Entre        0.522% y   8.7%
Aportes Parafiscales  
Sena            2%
ICBF            3%
Cajas de Compensación Familiar            4%
Prestaciones sociales – Provisión mensual  
Cesantía        8.33%
Prima Legal        8.33%
Vacaciones        4.17%
Intereses a las Cesantías         1%
TRIBUTARIOS
UVT Año Gravable 2012     $ 26.049
UVT Año Gravable 2011     $ 25.132
Sanción mínima Año 2012  $ 260.000
Tarifa Impuesto de renta     33,00%
Interés de mora para Impuestos (01/Ene/12 – 31/Mar/12)     29,88%
OTROS INDICADORES
IPC 2011        3,73%
IPC 2010        3,17%
IPC Diciembre 2011        0,42%
IPC Diciembre 2010        0,65%
Material desarrollado y/o recopilado por Efectipyme

Descargar archivo de Excel

 

INSCRIPCION, NOVEDADES Y CANCELACION DEL REGISTRO DE  INFORMACION TRIBUTARIA  –  RIT

Tomado de la Pagina de la Secretaria de Hacienda Distrital:  http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/frame_detalle_scv.php?h_id=23573

El Registro de Información Tributaria- RIT, es el mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.

Para obtener el RIT, se sugiere seguir estas recomendaciones:

La inscripción en el RIT se debe efectuar entre los dos meses siguientes a la fecha de iniciación de operaciones. Si usted se inscribió en el RIT a través de la Cámara de Comercio de Bogotá después del 15 de abril del 2002, su registro en el RIT se efectuó en ese mismo momento ante la Administración por lo tanto cualquier novedad debe realizar ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

Personas Naturales: Esta solicitud la pueden hacer los contribuyentes o un tercero con autorización escrita pero deberá tener  firmado el formulario de inscripción, fotocopia de la cédula y documento original de la persona que va a realizar el trámite.

Personas Jurídicas: Se debe anexar autorización escrita del Representante Legal con fotocopia de su documento de identidad y documento que acredite la existencia y representación legal. (Certificado de la Cámara de Comercio, Personería Jurídica etc.).

Para realizar la inscripción o registrar novedades en el Registro de Información Tributaria usted tiene las siguientes opciones:

Acercarse a uno de los siguientes puntos de atención:
Super CADE Américas  Dirección: Avenida Carrera 86 # 43 – 55 SUR
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Ver: Ficha | En el Mapa

Super CADE BosaDirección: Avenida Calle 57 R SUR # 72 D – 12
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a Viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m.    

Ver: Ficha | En el Mapa

Super CADE CADEDirección: Carrera 30 # 25-90
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a Viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m.     Ver: Ficha | En el Mapa
Super CADE Calle 13Dirección: Avenida Calle 13 # 37 – 35
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a Viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Ver: Ficha | En el Mapa
Super CADE Suba    Dirección: Avenida Calle 145 # 103B – 90
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a Viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Ver: Ficha | En el Mapa
Super CADE 20 de Julio    Dirección: Carrera 5A # 30D – 20 SUR
Teléfono: Línea 195
Horario: Lunes a Viernes: 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m. Ver: Ficha | En el Mapa

Los siguientes son procedimientos también propuestos por la Secretaria en la Orientacion de los Contribuyentes:

  1.  Comunicarse con la Línea Bogotá 195 Dirección: No Aplica
    Teléfono: Línea 195
    Horario: Domingo a domingo 24 horas

Ver: Ficha | En el Mapa

y solicite una cita para ser atendido en uno de los puntos relacionados anteriormente.

Para obtener el Registro de Información tributaria se deben presentar los siguientes documentos:

  1. Descargue y diligencie el Formulario RIT Contribuyente o el Formulario RIT Establecimiento de Comercio según corresponda.
  2. Original o Copia de la identificación tributaria del contribuyente, NIT o Registro Único Tributario RUT

El Registro Único Tributario – RUT establecido por el Artículo 555-2 del Estatuto Tributario, constituye el nuevo y único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Ir al trámite o servicio: Registro Único Tributario RUT.

  1. Si es Persona Natural presente original o fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería.
  2. Si es Persona Jurídica, presente el NIT y copia del Certificado de Existencia y  representación Legal  Documento que certifica la existencia de una Persona Jurídica.

Ir al trámite o servicio: Certificado de Existencia y Representación Legal .

expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, donde conste la inscripción, actualización o cancelación del registro que informe, no mayor a tres (3) meses de expedición o su equivalente expedido por la entidad que los vigila.

  1.  Si el trámite lo realiza un tercero debe traer una autorización escrita y fotocopia de la cédula del propietario y documento original de la persona que va a realizar el trámite.

La respuesta a su trámite es inmediata.

También puede acudir sin cita previa a los puntos anteriormente mencionados con los documentos requeridos.  

Cuando se presente alguna novedad en su actividad (cambio de dirección o cese de actividades), debe informar a la Secretaría Distrital de Hacienda diligenciando el formato disponible para tal fin en la página web de la Secretaría Distrital de Hacienda  o en cualquiera de los SuperCades de la ciudad.

Mientras no se informe el cese de actividades, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su ocurrencia, para efectos de la cancelación de la inscripción en el RIT, usted estará obligado a presentar las correspondientes declaraciones tributarias.

Tenga en cuenta:

Si desea información adicional comuníquese con un asesor tributario llamando a la Línea 195 de Lunes a viernes: 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y Sábado: 8:00 a.m. a 11:00 a.m.

El trámite no tiene ningún costo.

Consulte el Calendario Tributario año 2011

El código de actividad económica que ha diligenciado en el formato de inscripción ante la Cámara de Comercio corresponde a la codificación exclusiva de la Cámara; en consecuencia, al presentar sus declaraciones de industria y comercio deberá observar los códigos de actividad que la Secretaría Distrital de Hacienda ha establecido para el efecto. El error en la actividades económica en sus declaraciones genera sanción pecuniaria.

La actividad industrial es la producción, extracción, fabricación, manufactura, confección, preparación, reparación, ensamblaje de cualquier clase de materiales, bienes y en general, cualquier proceso de transformación por elemental que este sea.

La actividad comercial es la destinada al expendio, compraventa o distribución de bienes y mercancías, tanto al por mayor como al por menor y las demás actividades definidas como tales por el Código de Comercio, siempre y cuando no estén consideradas por la Ley como actividades industriales o de servicios.

La actividad de servicio es toda tarea, labor o trabajo ejecutado por persona natural, jurídica o por sociedad de hecho, sin que medie relación laboral con quién lo contrata, que genere una contraprestación en dinero o en especie y que se concrete en la obligación de hacer, sin importar que en ella predomine el factor material o intelectual.

En caso de ser requerido consulte la normatividad aplicable:

Resolución 007 de 2003 “Por medio de la cual se establece la obligación a los contribuyentes del impuesto de Industria y Comercio, de inscribirse en el registro de contribuyentes”.

 
 

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