Obligados y No obligados a expedir Facturas o documento equivalente


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OBLIGADOS Y NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

OBLIGADOS A FACTURAR.

El Código de Comercio colombiano establece que toda persona que ejerza el comercio en Colombia, sea persona natural o jurídica debe cumplir ciertas obligaciones formales ante la sociedad.  Una de ellas es la de estar obligado a expedir factura de venta si cumple requisitos y es regulada en forma complementaria por la obligación de solicitar permiso de autorización de facturación ante la DIAN.  Deben expedirla y por lo tanto solicitar autorización de numeración de facturación los siguientes:

  • Quienes se dediquen a la venta habitual de bienes
  • Quienes presten servicios
  • Quienes venden bienes a título gratuito y
  • Quienes prestan servicios a título gratuito         
  • En principio, todos los comerciantes que se dediquen en forma habitual a la venta de bienes o servicios son obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes, salvo algunas excepciones, que son las que vamos a citar enseguida:

 En forma tacita, la norma establece que todo vendedor está obligado a expedir factura, y para efectos de comprensión del lector, establece un listado de excepciones.

 Cita:   Articulo 2 Decreto 1001 de 1997

Sanciones:  Igualmente, dentro de la responsabilidad de facturar, quienes no lo realicen teniendo la obligación de facturar o se expidan sin el lleno de los requisitos, se exponen a las sanciones pertinentes explicadas en los artículos 652, 652-1 653 y 657 del Estatuto Tributario.   Estas sanciones pueden acarrear desembolsos monetarios o cierre de establecimiento.

 NO OBLIGADOS o EXONERADOS DE FACTURAR.

No están obligados los mencionados en el punto anterior en especial los que siguen:

  • Operaciones realizadas por Bancos y corporaciones financieras y de ahorro y vivienda.
  • Operaciones realizadas por compañías de financiamiento comercial
  • Operaciones realizadas por  Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales y los Fondos de Empleados con sus actividades relacionadas con operaciones financieras.
  • Ventas realizadas por responsables del Régimen simplificado
  • Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos;
  • e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;
  • f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
  • g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;
  • h) Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

 CASOS ESPECIALES:

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Casos no comunes:   Las personas naturales no comerciantes cuando arriendan sus Activos Fijos se  podrían tener la obligación de facturar.   Ver Artículo 6 del Decreto 3050 de diciembre 23 de 1997.  Derogado por el Artículo 27 del Decreto 522 de marzo de 2003.

En tal caso para no tener la obligación formal de expedir factura dichas personas pueden manifestar que pertenecen al Régimen Simplificado y de esa manera no quedan obligadas a facturar.

Solo hay dos casos en que siendo persona natural del Régimen simplificado si se está obligado a expedir la factura de venta:   Los tipógrafos de facturas de venta y/o documentos equivalentes a facturas de venta (Articulo 618 – 2 del E.T. y las personas naturales que actúen  como mandatarias en los Contratos de Mandato

 ¿QUE SON DOCUMENTOS EQUIVALENTES?

Un documento equivalente a la factura de venta es el comprobante de transacción entregado al comprador por parte de la persona natural o jurídica cuando se encuentra exonerado para expedir factura.  En el caso de los prestadores de servicios y profesionales independientes que emiten cuenta de cobro, es necesario que quien le compra emita su propia factura para soportar los costos. 

 ¿Cómo funciona?.  En los casos en los cuales una persona jurídica le compra bienes o servicios a una persona natural del régimen simplificado,  adicional a la cuenta de cobro o factura de régimen simplificado, el comprador debe elaborar para efectos contables y tributarios una factura o documento equivalente a la factura de venta con el lleno de los requisitos legales que debe cumplir toda factura de venta, insertando allí los datos del vendedor (régimen simplificado) e incluyendo el cálculo del IVA Teórico que debe declarar y pagar en los impuestos de IVA y en la Retención en la Fuente del periodo correspondiente a la compra.  Ver el ejemplo de nuestra factura “Documento equivalente”.  Este documento equivalente, tiene como finalidad soportar adecuadamente la operación de compra o prestación de servicios adquiridos al régimen simplificado y de tal manera estos costos o gastos sean aceptados fiscalmente como deducibles del impuesto de Renta y complementarios.  Adicionalmente que quede registrado tanto la Retención en la fuente por concepto de IVA en la declaración de Retención y también en el impuesto descontable por el mismo valor en la Declaración de IVA.

 EJEMPLOS DE DOCUMENTOS EQUIVALENTES (Artículos: 615 y 616 – 1 del E.T.)

  1. 1.      Boleta de entrada a espectáculos públicos
  2. 2.      Tiquetes de máquina registradora
  3. 3.      Cuenta de Cobro

 DOCUMENTOS ADICIONALES QUE GENERALMENTE SE RADICAN CON LA FACTURA DE VENTA

Con la expedición de los decretos 3590 del 28 de septiembre de 2011 y 129 de 2010, decreto 1703 de 2002, es ahora de uso común y generalizado que el adquiriente de los bienes y servicios cuando le compra a un nuevo proveedor, solicite algunos  o la totalidad de los siguientes documentos:

  • RUT actualizado
  • Certificado de Existencia y Representación de la Cámara de Comercio
  •  Copia de Planilla única  y/o Certificación de pago de la Seguridad Social (mensualmente) expedida por contador o revisor fiscal.
  • Formato de Calificación de Proveedores y Contratistas diligenciado.
  • Copia del documento de identidad del Representante legal en caso de una sociedad

Fuente:   Actualicese.com


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